Dienstreiseantrag oder Fortbildungsantrag über den Workflow beantragen

Stand: 10.05.2019

Zum elektronischen Workflow für Dienstreisen und Fortbildungen erhalten Sie ergänzend hier noch einige Hinweise:

• Bitte Einladung oder Programm bei „Weitere Unterlagen“ als Dokument bzw. eingescannt anfügen (Möglichkeiten zum Scannen Haus 1: Kopierer im Keller, Informationen von Herrn Günthner folgen, Haus 2: Kopiergerät Sekretariat )
• Im Feld „Prüfung der Reise“ bzw. Antragsprüfung die zuständige Abteilungsleitung anklicken
• Wenn Reisekosten abgerechnet werden: Haushaltsstelle Nr. 0.2403.6541 für Berufsschule, 0.2652.6541 für Haus II angeben,sollten keine Kosten entstehen, das Feld Haushaltsstelle anklicken, Inhalt löschen und „keine Kosten“ angeben
• Wenn Sie dienstlich im Stadtgebiet von Regensburg unterwegs sind (z. B. Vortrag, Besprechungen – keine Fortbildung) ist kein Antrag zu stellen, es handelt sich hierbei um einen Dienstgang 
• Wenn die Dienstreise durch die Schulleitung genehmigt wurde, melden Sie bitte Ihre Abwesenheit dem Vorzimmer bzw. Sekretariat über E-Mail (ebenso den Dienstgang)
• Hinweis: Die Dienstreisegenehmigung erfolgt nicht per E-Mail (s. Punkt 3) sondern im Workflow auf Ihrem Antrag unter „Meine Anträge“ – dies wurde im Rundschreiben irrtümlich falsch angegeben.

Beantragung von Dienstreisegenehmigungen und Reisekostenabrechnungen über einen elektronischen Workflow

An die
Lehrkräfte der Beruflichen Schulen I, II und III sowie des Von-Müller-Gymnasiums

Sehr geehrte Damen und Herren,
seit einigen Monaten werden beim Personalamt die Reisekosten über das EDV-Programm der AKDB „Travel-PRO“ berechnet. Um nicht nur die Reisekostenabrechnung sondern auch das Genehmigungsverfahren für Dienstreisen auf EDV-Basis und damit weitgehend „papierlos“ zu gestalten, wurde durch Amt 17 und Amt 11 ein elektronischer Genehmigungsworkflow entwickelt, in den auch die Beantragung der Reisekosten, die Information über den Erstattungsbetrag und die steuerpflichtigen Beträge sowie die Dokumentation/elektronische Ablage integriert sind.
Dieser Workflow wurde bei den Ämtern im Bereich R I und R II getestet. Im nächsten Schritt soll jetzt das Verfahren bei weiteren Ämtern und den städtischen Schulen eingeführt werden.
Dieses Verfahren zur Antragstellung bei Dienstreisen ist auch ein Pilotprojekt für die weitere Entwicklung bei der Stadtverwaltung, weil in Zukunft auch noch andere Genehmigungsverfahren auf den elektronischen Weg umgestellt werden sollen und hier der Ablauf ähnlich sein wird.

Und so funktioniert das Ganze:
1. Die Mitarbeiterin/ der Mitarbeiter beantragt die Genehmigung der Dienstreise über ein elektronisches Formblatt, das im Intranet zur Verfügung steht.
Sie/er öffnet dieses Formblatt, trägt die Daten der geplanten Reise ein und schickt den Antrag auf den Weg.
2. Die Schulleitung erhält den Antrag auf elektronischem Weg zur Entscheidung.
3. Die Antragstellerin/der Antragsteller erhält eine Benachrichtigung über die getroffene Entscheidung per E-Mail.
4. Nach Durchführung der Reise kann im Workflow ausgewählt werden, ob eine Reisekostenabrechnung erforderlich ist oder nicht.
Sind auf der Reise Kosten angefallen und ist damit eine Reisekostenabrechnung gewünscht, erweitert sich der Workflow entsprechend.
Die genauen Reisezeiten sowie die Informationen zu Verpflegung und den angefallenen Kosten werden eingetragen und vorhandene Belege dem Antrag in elektronischer Form beigefügt. Wenn alles vollständig eingetragen ist,
wird der Antrag zur Bearbeitung geschickt und geht zu den Reisekostensachbearbeiterinnen des Personalamtes.
5. Nach Berechnung der Reisekostenerstattung und der Steuerpflicht erhält die Antragstellerin/der Antragsteller die Abrechnung per Email zugesandt.
Wie bisher erhält auch die Schule die Reisekostenfestsetzung für die Mittelüberwachung auf der Reisekostenhaushaltsstelle zur Kenntnis.
6. Im Anschluss erfolgen die Auszahlung der Reisekosten mit der nächstmöglichen Gehaltszahlung und die Dokumentation des gesamten Vorganges in elektronischer Form.

Was ist zu tun?
Soweit ab sofort eine Dienstreise ansteht, bitte den Antrag zur Genehmigung nicht mehr auf dem Papierformblatt stellen,
sondern über diesen Link gehen: http://intraflow.regensburg.de .
Alternativ können Sie rechts auf der Intranet-Startseite unter „IT-Informationen“ auch den Punkt „Intraflow“ anwählen.
Auf der sich dann öffnenden Seite das Bild mit der Beschriftung „Dienstreiseantrag“ ebenfalls anklicken.
Damit wird der elektronische Antrag gestartet. Alle weiteren Schritte sollten sich dann durch die auszufüllenden bzw. anzuwählenden Felder automatisch ergeben.

Wenn sich Fragen oder Probleme ergeben, bitte beim Personalamt (Frau Stangl/Durchwahl 3113 oder Herrn Spörl/Durchwahl 2111) Bescheid geben.

Mit freundlichen Grüßen

gez.
Reichsthaler

• Dienstreisen im Sinn des BayRKG sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes, die schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind.
• Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten am Dienst- oder Wohnort zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte, die angeordnet oder genehmigt worden sind.Einzelne Dienstgänge müssen nicht schriftlich beantragt werden. Die Genehmigung dafür kann auch mündlich von der zuständigen Amts- oder Abteilungsleitung erteilt werden.Einer besonderen Anordnung oder Genehmigung bedarf es nicht, wenn ein Dienstgang zur unmittelbaren Erledigung übertragener Aufgaben gemäß Geschäftsverteilungsplan erforderlich ist (genehmigungsfreie Dienstgänge z. B. bei Außendienstmitarbeitern). Für gleichartige wiederkehrende Dienstgänge kann durch die Amts- oder Abteilungsleitung widerruflich eine allgemeine Genehmigung erteilt werden.
• Fortbildungsveranstaltungen liegen vor, wenn die besuchte Veranstaltung zwar nicht unmittelbar die Erledigung von obliegenden Dienstaufgaben zum Ziel hat, aber die Fahrt im dienstlichen Interesse liegt, weil sie geeignet und dazu bestimmt ist die Durchführung der Dienstaufgaben der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters zu fördern (Schulungen, Seminare etc.).